Planifier et organiser son entreprise

J’ai appris à planifier mes journées assez rapidement car j’avais besoin d’avoir une vision d’ensemble.

Non seulement sur mes semaines mais aussi sur les mois, trimestres et années à venir pour faire croître mon entreprise. Je ne dirais pas que je suis quelqu’un d’extrêmement organisée mais j’ai horreur de perdre mon temps ! Donc je vous partage quelques astuces de mon organisation, qu’elles puissent vous inspirer ou vous dégager du temps pour votre vie personnelle !

Organiser ses dossiers

Là-dessus pas de conflits, chacun a vraiment sa méthode ! Mais pour moi c’est la base ! Je classe par année puis par nom de client, certains préfèrerons les chiffres ou les dates… En outre, tout est répertorié sur mon disque dur et mon cloud. A l’intérieur de chaque dossier projet on trouve les dossiers : base client (documents envoyés par le client), devis (et factures), inspiration, créa (et toutes les étapes de création) et projet final.

Créer des process

Tout d’abord, cela signifie pour moi, rendre son entreprise plus efficiente. Et donc prendre le soin de ranger toutes les tâches récurrentes à faire quelque part.

Avant tout, c’est se créer des routines à suivre. Et c’est cette facilité d’exécution qui optimise ma vie et me donne une sérénité d’esprit précieuse. De plus, elles me permettent de conserver une image professionnelle au quotidien. Je pense que mes clients apprécient cette constance.

Bien sûr, un process n’est jamais terminé, il évolue avec le temps et avec les besoins de mon entreprise ! Ce qui me permet de déléguer certaines tâches ou d’en automatiser d’autres pour me libérer du temps et me consacrer à votre projet à 100%.

Parmi ces automatisations :

– Je rédige mes articles de blog en moyenne tous les 3 mois et je planifie les posts sur les réseaux…

– Mes cours sont créés entre juillet et août pour toute l’année scolaire à venir. Ainsi je sais précisément où je veux amener mes élèves sur l’ensemble de l’année.

– Certains mails client sont en partie pré-rédigés, bien sûr je les adapte à votre projet. Mais croyez-vous que j’ai le temps et l’énergie de trouver la formulation de mail pour l’envoi de chaque facture ?

Mes outils :

– Mon agenda papier !

Sans lui je suis perdue, j’ai besoin de noter mes rendez-vous, mes tâches et aussi mes activités personnelles ! En général je le double sur mon agenda de téléphone pour ne rien manquer (mais j’avoue ne pas être assez assidue…). Sur mon agenda je peux réellement planifier et évaluer le temps des tâches à accomplir semaine à semaine.

– Mon tableau blanc !

J’ai en permanence sous les yeux la liste des projets en cours avec leur état d’avancement. En effet, lire « Projet X -> CREA (action à faire de ma part) et Projet Y->Att. Retours (Attente retours du client) » me permet de savoir exactement quelles sont mes priorités.

– Mon windows book ou mon carnet

Premièrement, partout en déplacement avec moi, ces outils me permettent de prendre des notes lors du brief client.

Deuxièmement, mon ordinateur portable, toujours connecté à mon cloud, me fait gagner un temps considérable en déplacement pour une retouche, répondre à un mail, remplir une ligne de comptabilité ou encore écrire un article de blog…

Voici un exemple de mes 3 outils préférés !
– Mon téléphone

J’allais oublier l’essentiel ! L’outil indispensable ! Mon téléphone… connecté à tout en permanence…mais surtout connecté à vous 😊 !

Petite précision :

-> pour une demande de devis contactez-moi par mail, je vous réponds sous 48 – 72 heures et nous nous rencontrerons (ou appellerons) surement très vite.

-> pour échanger sur le projet, c’est par mail que ça se passe. De même, téléphone et réunion sont souvent utiles selon les cas.

-> pour une info simplement, un sms ou un message whatsapp est le bienvenu.

-> pour une urgence uniquement, appelez-moi !

“Il n’y a pas d’urgence, nous y arriverons un jour.” Alan Alexander Milne

-> je prends aussi les signaux de fumée, les pigeons voyageurs et les transmissions de pensées mais j’ai encore du mal à envoyer l’accusé réception !

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